Η πρόταση του Σωματείου Εστιατόρων Ρόδου για τις εκθέσεις τουρισμού

Η τουριστική έκθεση χρόνια τώρα είναι ένας σημαντικός χώρος προώθησης και προβολής του τουριστικού προϊόντος κάθε περιοχής.

Μπορεί να ζούμε στην εποχή του Internet και των e-mail, παρόλα αυτά η τουριστική έκθεση παραμένει ο κυριότερος χώρος προσωπικής επαφής των τουριστικών πρακτόρων, των ξενοδόχων και των φορέων τους, των εκπροσώπων των προορισμών με τους υποψήφιους επισκέπτες και τους οργανωτές επισκέψεων. Ο σκοπός της παρουσίας σε μία τουριστική έκθεση είναι τρισδιάστατος:

• Δημόσιες σχέσεις (Image name, Brand name)

• Ανάπτυξη νέων αγορών

• Βελτίωση των προβλημάτων τουριστικής περιόδου (εποχικότητα, περιοδικότητα και προώθηση λύσεων μέσω επιμήκυνσης τουριστικής περιόδου και εναλλακτικών μορφών τουρισμού)

Με δεδομένο ότι η προβολή της Ρόδου γίνεται από Περιφέρεια και τον Δήμο (αλλά και με την συμμετοχή όλων των φορέων που έχουν σχέση με τον τουρισμό) και με το καταστάλαγμα των εμπειριών μας από τις εκθέσεις, καταθέτουμε μία πρόταση οργάνωσης των εκθέσεων που θα είναι «εργαλείο» και οδηγός στην θετική παρουσίαση της Ρόδου σε επαγγελματίες με κοινό, επιδιώκοντας το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα με πόρους που διαθέτουμε . Έτσι λοιπόν το προτεινόμενο σχήμα θα πρέπει να έχει την ακόλουθη μορφή:

1. Συμβούλιο προβολής Ρόδου

2. Ανάδοχος (Υπεύθυνος)

3. Επόπτης της έκθεσης

4. Εκπρόσωποι

Συμβούλιο Προβολής Ρόδου

Οι Περιφέρεια και ο Δήμος συνθέτουν ένα όργανο στρατηγικού σχεδιασμού που ονομάζεται Συμβούλιο Προβολής Ρόδου που σκοπό έχει να προβλέψει πόρους και να αποφασίσει τον τρόπο διευθέτησης τους με βάση τις προτάσεις που προέρχονται από Φορείς και Τουριστικά Σωματεία.

Πρόεδρος του Συμβουλίου είναι ο/η εκάστοτε Αντιδήμαρχος, ή ο/η Αντιπεριφεριάρχης τουρισμού και η υλοποίηση του προγράμματος συντονίζεται από τους προϊσταμένους Τουρισμού. Στην συνεδρίαση για την υλοποίηση του ορίζονται οι εκθέσεις και οι ανάδοχοί τους. Το συμβούλιο προβολής σε συνεδρίασή του το δεύτερο τετράμηνο κάθε έτους, κάνει τον ετήσιο απολογισμό προβολής και εγκρίνει την διαφημιστική προβολή της επόμενης χρονικής περιόδου.

ΑΝΑΔΟΧΟΣ
Ανάδοχος που θα αναλαμβάνει την οικονομική και οργανωτική ευθύνη μιας έκθεσης Από τον Ανάδοχο να ορίζεται ο επόπτης της έκθεσης. Ο ανάδοχος αναλαμβάνει και υποχρεούται να υλοποιήσει για κάθε τουριστική έκθεση:

• Την ενοικίαση και το κατασκευαστικό του περιπτέρου.

• Το κόστος του επόπτη και μεταφορά του Πανροδιακού υλικού (χάρτης, τουριστικός οδηγός, τσάντες, έντυπο Ροδιακής κουζίνας).

• Παράλληλες εκδηλώσεις (δελτίο τύπου, κεράσματα, press kit στην γλώσσα τους, μουσικοχορευτική εκδήλωση όπου αποφασισθεί και συνέντευξη τύπου).

• Καλή εικόνα περιπτέρου (ανάρτηση των γιγαντοαφισών Ρόδου στα περίπτερα εκτός του ΕΟΤ, κατασκευαστικό, μουσική επένδυση, λειτουργία οθόνης, DVD, καθαριότητα, διακόσμηση με άνθη, λαχειοφόρος έρευνα, φωτογραφίες κλπ)

• Απολογισμός έκθεσης και δράσεων – Δελτίο τύπου.

• Μέγεθος περιπτέρου.

• Τήρηση διαχρονικού αρχείου για κάθε έκθεση.

• Επόπτης της έκθεσης

• Ορίζεται ένα άτομο ικανό με πείρα και ενδιαφέρον κοινής αποδοχής και εμπιστοσύνης που θα είναι σε θέση να σχεδιάσει, να προγραμματίσει, να ελέγξει, να διευθύνει και να αξιολογήσει για κάθε θέμα που μπορεί να προκύψει στην έκθεση από την προετοιμασία μέχρι την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Είναι υπεύθυνο απέναντι στο Συμβούλιο Προβολής Ρόδου για την σωστή και ισόρροπη προβολή όλης της Ρόδου. Δεν πρέπει να έχει όφελος από την άσκηση των καθηκόντων του (ίδιο κλαδικό, τοπικό, επιχειρηματικό από την έκθεση).

Επιλέγονται κατά προτίμηση οι:

Α. Δημόσιοι υπάλληλοι

Β. Περιφεριακοί σύμβουλοι

Γ. Αιρετοί φορέων τουρισμού

Είναι οικονομικά υπεύθυνος απέναντι στην ανάδοχο και συντάσσει τον απολογισμό της έκθεσης σε συνεργασία με τα άτομα του front desk. Είναι αρμόδιος για την επικοινωνία του προσωπικού του περιπτέρου με τους επιχειρηματίες και τους φορείς που συμμετέχουν στην έκθεση.

ΕΡΓΟ ΤΟΥ ΕΠΟΠΤΗ ΤΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΕΙΝΑΙ:
• Να προτείνει στην Επιτροπή υλοποίησης προγράμματος την έκθεση, όπου θα αναφέρει:

o Τον σκοπό της έκθεσης

o Το μέγεθος και την θέση του περιπτέρου

o Το προσωπικό του περιπτέρου

o Την πρόταση για παράλληλες εκδηλώσεις ή work shop

o Την σχέση με το περίπτερο του ΕΟΤ (εντός ή εκτός του περιπτέρου του ΕΟΤ)

o Πρόταση για εκδηλώσεις και συνεντεύξεις τύπου

o Διαφήμιση σε έντυπα ή καταλόγους της έκθεσης

o Διανομή προσκλήσεων

o Διενέργεια έρευνας αγοράς με ερωτηματολόγιο στους επισκέπτες καθώς και λαχειοφόρου εκδήλωσης για επίσκεψη στην Ρόδο

o Προτείνει έγκαιρα τον αριθμό των εκπροσώπων ανάλογα το μέγεθος της έκθεσης, το μέγεθος του περιπτέρου και την βαρύτητα των προσδοκιών από την παρουσία μας

o Μέγεθος του περιπτέρου

• Είναι από την προηγούμενη μέρα στην έκθεση για το στήσιμο του περιπτέρου και προμήθεια των καρτών εισόδου (πηγαίνει στον τόπο προορισμού την προ-προηγούμενη της έκθεσης).

• Συλλέγει πληροφορίες από την ιστοσελίδα της Δ/νσης της έκθεσης και τον ΕΟΤ της χώρας αναφοράς.

• Είναι υπεύθυνος για τις οδηγίες του προσωπικού του front desk, τις συντάξεις των φακέλων των δημοσιογράφων (press kit), καθώς και την οργάνωση Press Conference.

• Συντονίζει την παρουσία ντόπιων επιχειρηματιών στο περίπτερο.

• Οργανώνει την αποστολή διαφημιστικού υλικού.

• Σε συνεργασία με τον ΕΟΤ και τα Γραφεία Τύπου των Πρεσβειών μας, δημοσιογράφων και τουριστικών πρακτόρων στην Ρόδο, με σκοπό από την φιλοξενία αυτή να προκύψουν οφέλη για τον τόπο μας.

• Συντάσσει το δελτίο τύπου της έκθεσης για τα ΜΜΕ.

• Συλλέγει τις κάρτες των ενδιαφερομένων τουριστικών πρακτόρων και τις αποστέλλει σε αντίγραφα στους φορείς των ξενοδόχων, διευθυντών ξενοδοχείων, τουριστικών πρακτόρων ,Σωματείων Εστιατόρων κλπ.

• Συντονίζει με παράλληλες εκδηλώσεις (Ελληνικές βραδιές και μουσικές εκδηλώσεις από συγκροτήματα αποδήμων, συνεντεύξεις τύπου κλπ).

• Είναι υπεύθυνος για φιλοξενία επισκεπτών (κεράσματα, καθαριότητα, ευπρεπισμός, μουσική κάλυψη κλπ)

• Επικοινωνεί με σωματεία – συλλόγους Αποδήμων για συντονισμό προβολής.

• Αξιοποιεί το αρχείο φιλοξενούμενων από ευρωπαϊκά προγράμματα (Leonardo, Erasmus κλπ)

• Επικοινωνεί με τους tour operators που κάνουν πρόγραμμα για την Ρόδο δημιουργώντας πλαίσιο ικανών δημοσίων σχέσεων.

Λόγω των αυξημένων καθηκόντων θα πρέπει όλες οι δαπάνες των τηλεφωνικών του συνομιλιών στο εξωτερικό να καλύπτονται από το Budget .

Τέλος συντάσσει τον απολογισμό – αναφορά της έκθεσης που λόγω της σπουδαιότητας του αποτελεί πολύτιμο εργαλείο για το Συμβούλιο και για την αξιολόγηση των εκθέσεων και ενημερώνει το αρχείο των εκθέσεων.

Η αναφορά αυτή θα πρέπει να δίνει απαντήσεις σε ένα ερωτηματολόγιο που θα έχει τις ακόλουθες ερωτήσεις:

ΟΝΟΜΑ ΕΚΘΕΣΗΣ –ΧΩΡΑ ΚΑΙ ΧΡΟΝΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ
1. Θέση περιπτέρου ικανοποιητική;

2. Εικόνα περιπτέρου ικανοποιητική;

3. Όνομα επόπτη

4. Ονόματα και ιδιότητα εκπροσώπων

5. Προβλήματα έγκαιρης παράδοσης εντύπων και πρόσθετα έξοδα

6. Επάρκεια εντύπων

7. Ικανοποίηση επισκεψιμότητας κοινού – επιχειρηματιών (θέση περιπτέρου)

8. Προτιμήσεις επισκεπτών όσον αφορά τα έντυπα, τον τόπο προορισμού, το είδος του τουρισμού που προτίθεται να επιλέξει (ήλιος, θάλασσα, περιηγητικός αγροτουρισμός, πολιτιστικά, σπορ κ.α.)

9. Προβλήματα συνεργασίας με τους εκπροσώπους των νομών

10. Επιχειρηματίες της Ρόδου που επισκέφθηκαν το περίπτερο

11. Πραγματοποιήθηκαν επαγγελματικές επαφές στο περίπτερο; έγιναν επαφές με δημοσιογράφους;

12. Πραγματοποιήθηκαν παράλληλες εκδηλώσεις (μουσικοχορευτικά συγκροτήματα, work shops κλπ);

13. Πρώτα αποτελέσματα

14. Παρουσία ανταγωνιστικών προορισμών (περίπτερο, έντυπα, παρουσία) από Ελλάδα και εξωτερικό.

15. Συγκριτικά στοιχεία όσο αφορά προηγούμενα έτη

16. Στατιστικά στοιχεία της έκθεσης (από την διεύθυνση της έκθεσης)

17. Στατιστικά στοιχεία που είναι η έκθεση από ΕΟΤ

18. Επαφές με ΕΟΤ για προσκλήσεις tour operators – δημοσιογράφων

19. Διάφορες άλλες παρατηρήσεις (νέοι τρόποι διαφήμισης και προσέλκυσης του υποψήφιου επισκέπτη, παρουσιάσεις «ανταγωνιστικών» προορισμών κλπ)

20. Αξιολογεί τις επιλογές διαμονής: α. Ξενοδοχεία β. Εστιατόρια κλπ

21. Αξιολογεί τους εκπροσώπους της Ρόδου

22. Η αναφορά μαζί με τις κάρτες των επισκεπτών αποστέλλονται με την μέριμνα της αναδόχου σε αρχείο προς αξιοποίηση.

Στο εγχειρίδιο του καλού εκθέτη πρέπει να υπάρχουν και τα απαραίτητα χρήσιμα «εργαλεία»:

• Laptop με σύνδεση internet

• Φωτογραφική μηχανή ή κάμερα

• Κινητό τηλέφωνο

• Κάρτες – επισκεπτήρια

• Κόπτης ή μαχαίρι

• Σελοτέιπ και ταινία διπλής όψεως

• Ψαλίδι

• Σπάγκος και λαστιχάκια

• Στυλό και σημειωματάριο

• Κεράσματα και αναμνηστικά δώρα

• Ευγένεια και χαμόγελο

Εκπρόσωποι (Front Desk)

Είναι το σημαντικότερο άτομο για την επαφή με τον υποψήφιο επισκέπτη. Ορίζονται κατόπιν προτάσεων των εμπλεκόμενων φορέων (ξενοδόχοι, τουριστικοί πράκτορες, επαγγελματίες, Διευθυντές ξενοδοχείων, Σωματείο Εστιατόρων,ξεναγοί κλπ). Γνωρίζουν άριστα την γλώσσα της χώρας που γίνεται η έκθεση ενώ σε δύσκολες περιπτώσεις (Ανατολικά κράτη, Σκανδιναβία κλπ) να γνωρίζουν τουλάχιστον Αγγλικά ή Γερμανικά.

Είναι φιλικοί, ευγενικοί, καθαροί και κόσμια ντυμένοι (οι άνδρες με κουστούμι και γραβάτα, οι κυρίες με ταγιέρ ή κουστούμι ή τουλάχιστον πουκάμισο). Η παρουσία είναι η πρώτη εντύπωση για τον επισκέπτη μας. Αναφέρονται στον επόπτη.

Καθ’ όλη την διάρκεια της έκθεσης πρέπει να είναι τουλάχιστον δύο άτομα παρόντα για πληροφορίες. Πρέπει να έχουν άριστη γνώση του αντικειμένου και να μπορούν να παρέχουν πληροφορίες για όλη την Ρόδο. Βοηθούν στο στήσιμο και λύσιμο του περιπτέρου. Είναι υπεύθυνοι για την παραλαβή, εκτελωνισμό, τακτοποίηση και διαχείριση του προωθητικού υλικού της Ρόδου που εκπροσωπούν.

Ευρίσκονται την προηγούμενη στον χώρο του περιπτέρου τουλάχιστον από τις 14:00μμ για το στήσιμο του περιπτέρου.

Μεριμνούν για την φιλοξενία των επισκεπτών (κεράσματα) και την καθαριότητα και τον ευπρεπισμό του περιπτέρου.

Εκπρόσωποι με αρνητική αξιολόγηση από Επόπτη δεν συμμετέχουν ξανά σε τουριστική έκθεση.

ΕΠΙΛΟΓΟΣ
Το τουριστικό προϊόν έχει μεγάλη δυσκολία στην προβολή του γιατί καταναλώνεται μόνο στον τόπο παραγωγής του. Δεν τυποποιείται, δεν αποστέλλεται, δεν αντιπροσωπεύεται.

Έτσι λοιπόν το τουριστικό περίπτερο σε κάθε έκθεση πρέπει να είναι η προσομοίωση της Ρόδου. Ένας χώρος που θα ξεχωρίζει από την υπόλοιπη Ελλάδα με χρώματα, μουσικές, χαμόγελο, κεράσματα, φιλοξενία, λεβεντιά, πολιτισμό, αμεσότητα, φιλία και αυθεντικότητα.

Περίπτερα και αντιπροσωπείες στεγνές, αποστεωμένες, απρόσωπες και μίζερες δεν μας ταιριάζουν. Δεν πρέπει να ξεχνάμε ακόμη, ότι η Ρόδος είναι ο πρώτος Ελληνικός τουριστικός προορισμός και άλλη θέση δεν της ταιριάζει, παρά η πρώτη.

Για το δίλημμα ή όχι σε μία τουριστική έκθεση πρέπει να πρυτανεύει η αποκομισθείσα εμπειρία, ότι δηλαδή στις τουριστικές εκθέσεις δεν μετρούνται πλέον τόσο οι παρουσίες όσο οι απουσίες.”

Σωματείο Εστιατόρων Ρόδου

Ο Πρόεδρος

Γιάννης Κλούβας

Ο Γραμματέας

Γιαννης Χατζηκέλης