Χρόνου φείδου (*) ή αλλιώς διαχείριση χρόνου

Rodiaki NewsRoom

Γράφει ο Μαντικός Β. Μιχαήλ,
σμήναρχος ε.α.

Πολλές φορές έχουμε σκεφθεί ότι ο χρόνος που διαθέτουμε δεν είναι αρκετός. Γενικά δεν μας φτάνει για να ξεκουραστούμε, δεν είναι ικανοποιητικός για τις κοινωνικές μας σχέσεις κλπ Μήπως τελικά ανήκουμε στην κατηγορία εκείνων που διαμαρτύρονται ότι στο 24ωρο τους δεν έχουν ποτέ πολύ χρόνο να τελειώσουν τις δουλειές τους; Και γιατί άραγε συμβαίνει αυτό; Υπάρχει τρόπος να κερδίσουμε χρόνο; Ευτυχώς η απάντηση είναι Ναι!

Βασικός σκοπός είναι να καταλάβουμε ότι η εξοικονόμηση χρόνου απαιτεί να ξοδέψουμε χρόνο για την οργάνωση και επεξεργασία των στόχων μας, σε ημερήσια βάση γεγονός που θα έχει ως αποτέλεσμα, την συνεχόμενη μείωση του σπαταλούμενου χρόνου ή τουλάχιστον την μη αύξησή του.

Αρχικά είναι φρόνιμο να πετύχουμε να εκτελούμε την εργασία μας με αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα, έχοντας υπόψη το εξής:
Ας θεωρήσουμε ότι έχουμε δύο στελέχη που έχουν τον ίδιο αριθμό εργατών και ότι οι εργάτες έχουν τις ίδιες ακριβώς ικανότητες. Ας θεωρήσουμε επίσης, ότι και τα δύο στελέχη ξυπνούν νωρίς το πρωί και πηγαίνουν για ύπνο αργά το βράδυ, ότι είναι το ίδιο δραστήριοι, εγκρατείς, και εργατικοί. Παρόλα αυτά, με την πάροδο του χρόνου, ο ένας από τους δύο, χωρίς να πιέζει τους εργάτες του πιο πολύ από τον άλλο, θα έχει εκτελέσει πολύ περισσότερη δουλειά.

George Washington (1732-1799)

Κατά συνέπεια, το σημείο αυτό της αποτελεσματικότερης διαχείρισης του επαγγελματικού χρόνου, αποτελεί μια σημαντική ειδοποιό διαφορά διάκρισης μεταξύ καλών και ανεπαρκών στελεχών; Σαφέστατα η απάντηση είναι θετική για τους μεν, αρνητική για τους δε. Έτσι, από τη πρώτη κιόλας αυτή προσέγγιση του ζητήματος του χρόνου διαφαίνεται πόσο ζωτικής σημασίας είναι η αποτελεσματική διαχείριση του για οποιονδήποτε.

Επιπλέον αδιαμφισβήτητα ισχύει ο νόμος του Πάρκινσον, ο οποίος επιτάσσει ότι το έργο εκτείνεται για να γεμίσει όλο τον διαθέσιμο χρόνο ολοκλήρωσής του.
Για να κατανοήσουμε την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου θα πρέπει επίσης να τον αντιληφθούμε τα χαρακτηριστικά του, που είναι τα εξής:
• Η προσφορά του είναι εντελώς ανελαστική: ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη είναι η ζήτηση, η προσφορά δεν μεταβάλλεται ποτέ.
• Είναι εντελώς αναντικατάστατος: οι χρονικές στιγμές του παρελθόντος δεν μπορούν να αξιοποιηθούν στο μέλλον.
• Είναι εντελώς φθαρτός: δεν μπορεί να αποθηκευτεί ή να αποτιμηθεί.
• Δεν μπορείτε να τον ενοικιάσετε ή να τον αγοράσετε.
• Είναι πάντα λιγότερος από όσο θα θέλαμε.

Έχοντας αντίληψη περί των χαρακτηριστικών του χρόνου, μπορούμε να προσεγγίσουμε μερικά συμπτώματα κακής χρήσης του επαγγελματικού μας χρόνου καθώς και τρόπους αποτελεσματικού προγραμματισμού του
• Ακαταστασία: ένα χώρος εργασίας που είναι ακατάστατος προκαλεί κινδύνους ατυχήματος αλλά και σύγχυσης. Η ευταξία των αντικειμένων εργασίας δημιουργούν αίσθημα ασφάλειας και ελέγχου επί των εργασιών.
• Καθορισμός στόχων: Απαιτείται να αφιερώσουμε χρόνο ώστε να καθορίσουμε τους στόχους μας, κάνοντας την εξής ερώτηση « Ποιοι ακριβώς είναι οι στόχοι μου;» Την απάντηση μας είναι καλό να την καταγράψουμε, ξεχωρίζοντας (επαγγελματικούς και προσωπικούς) όχι με γενικότητες αλλά συγκεκριμένα.

Οι στόχοι βέβαια που θα θέσουμε θα πρέπει να είναι:
(α) συγκεκριμένοι (τι , πότε, πώς) - (β) μετρήσιμοι (ποσότητα, ποιότητα, κόστος, χρόνος) - (γ) ρεαλιστικοί (δυνατότητα πραγματοποίησης, διαθέσιμα μέσα, έλεγχο σε μεταβλητές, δικαιοδοσία) - (δ) ελκυστικοί (δυνατότητες περαιτέρω ανάπτυξης – π.χ ικανοτήτων)
Οπωσδήποτε οι στόχοι που θα θέσουμε πρέπει να είναι, ελαστικοί για την περίπτωση που παρουσιαστούν άλλες προτεραιότητες και φυσικά αποτυπωμένοι σε χαρτί για να μην τους ξεχνάμε.
• Διαγράμματα: Η πιθανότητα τώρα να φθάσουμε στον οποιοδήποτε στόχο μας, που ενδεχομένως αποτελείται από αρκετά στάδια, αυξάνει αν αφιερώσουμε χρόνο για να φτιάξουμε ένα διάγραμμα χρονικού προγραμματισμού. Είναι όπως ο χάρτης που απαιτείται να χρησιμοποιήσουμε για να αυξήσουμε τις πιθανότητες να φτάσουμε στον προορισμό μας.
Τα περισσότερα διαγράμματα είναι παραλλαγές του συστήματος PERT (Τεχνική Ελέγχου και Αξιολόγησης της Απόδοσης) που επινοήθηκε από το αμερικανικό ναυτικό για την βελτίωση, της γραμμής παραγωγής των υποβρυχίων Πολάρις. Ένας άλλος τύπος είναι του ENRY L. GANTT (1861-1919). Αυτοί οι δύο τύποι είναι οι βασικοί και έχουν ως εξής:
(α) PERT: Μια απλοποιημένη μορφή φαίνεται στο παρακάτω σχήμα.

-Κάθε κύκλος αντιπροσωπεύει ένα χρονικό σημείο.
-Οι γραμμές ανάμεσα στους κύκλους που αντιπροσωπεύονται από γράμματα, δηλώνουν δραστηριότητες ή διαδικασίες.
-Ο αριθμός κάτω από κάθε γραμμή δείχνει τον προϋπολογιζόμενο απαιτούμενο χρόνο (πχ αριθμό ημερών, ωρών κλπ) που απαιτούνται για την συγκεκριμένη διαδικασία.
Το διάγραμμα παρουσιάζει έτσι την σχέση μεταξύ των διαφόρων δραστηριοτήτων, δείχνοντας ποιες μπορούν να γίνουν ανεξάρτητα και ποιες είναι συναρτήσεις των άλλων δραστηριοτήτων – πληροφορίες οι οποίες συχνά παραβλέπονται με την απουσία ανάλογων διαγραμμάτων.

Επιπλέον, καθίσταται δυνατός ο καθορισμός του «κρίσιμου μονοπατιού» - τα βήματα- τα οποία θα καθορίσουν πόσο χρόνο θα απαιτήσει η ολοκλήρωση του έργου. Για παράδειγμα στο διάγραμμα μας το «κρίσιμο μονοπάτι» είναι 1-3-5-6-8. Αν υποθέσουμε ότι οι χρονικοί υπολογισμοί είναι σωστοί, θα απαιτηθούν για την ολοκλήρωση ολόκληρου του έργου 14 ημέρες, σύμφωνα με τα επιμέρους αθροίσματα του «κρίσιμου μονοπατιού». Εάν οι δραστηριότητες A,C,D,F, ή I ολοκληρωθούν σε λιγότερο χρόνο, δεν θα έχει καμία επίδραση στην τελική ημερομηνία της ολοκλήρωσης αφού το «κρίσιμο μονοπάτι» απαιτεί 14 ημέρες. Εάν κάποια από αυτές τις δραστηριότητες απαιτήσει μια ή δύο ημέρες περισσότερες από τις προγραμματισμένες, δεν πειράζει, αλλά το κέρδος (ή η απώλεια) μιας μέρας μεταξύ των δραστηριοτήτων B,E,G ή H θα καταλήξει σε αντίστοιχη επιτάχυνση (ή καθυστέρηση) ολόκληρου του έργου.

Φυσικά τότε ο σχεδιαστής του έργου αρχικά θα δώσει προτεραιότητα στην δραστηριότητα Β, που βρίσκεται στο «κρίσιμο μονοπάτι». Χωρίς το διάγραμμα, η τάση θα ήταν να αρχίσουμε με την δραστηριότητα A ή C για να κάνουμε τα πλέον χρονοβόρα τμήματα του έργου στην αρχή. Αλλά αυτό θα ήταν σοβαρό λάθος, δημιουργώντας ένα μποτιλιάρισμα στον δείκτη 5 και καθυστερώντας κατ’ αυτό τον τρόπο ολόκληρο το έργο.

Το διάγραμμα έχει επίσης μια άλλη λειτουργία. Υπενθυμίζει στο σχεδιαστή ότι ορισμένες δραστηριότητες, όπως οι A,B και C (και αργότερα οι D,E και F) είναι δυνατόν να γίνονται ταυτόχρονα αποφεύγοντας και πάλι την πιθανότητα δημιουργίας ενός νέου μποτιλιαρίσματος εξαιτίας μιας παράλειψης.

Είναι αλήθεια ότι μια εικόνα αξίζει περισσότερο από χίλιες λέξεις. Το διάγραμμα απλά είναι «μια εικόνα» του τι χρειάζεται να γίνει και αξίζει χίλιες επεξηγήσεις.
• GANTT: Ας πάρουμε το παρακάτω παράδειγμα που παρουσιάζει το πρόγραμμα συναρμολόγησης θερμός σε ένα εργοστάσιο. Στα τετραγωνίδια φαίνεται πότε είναι προγραμματισμένη κάθε μια από τις εργασίες της αριστερής στήλης και πόσες εβδομάδες χρειάζονται για την ολοκλήρωση της.

Αντιλαμβανόμαστε ότι για συνθετότερα θέματα τα πράγματα περιπλέκονται περισσότερο και χωρίς διάγραμμα ελλοχεύουν κίνδυνοι, προκειμένου αυτά να λάβουν αβέβαιη τροπή.
• Ενοποίηση και διαχείριση χρόνου: Επίσης πρέπει να ενοποιούμε τον διαθέσιμο χρόνο μας, ώστε να τον αυξήσουμε. Η ενοποίηση πετυχαίνει με την κατάρτιση ημερησίου προγράμματος, βάζοντας προθεσμίες ώστε αν αυτές δεν τηρηθούν, θα ξέρουμε ότι το πρόγραμμα μας καθυστερεί, αφήνοντας ένα μέρος του χρόνου μας για προβληματισμό και δημιουργικότητα, συγκεντρωνόμαστε σε ένα πράγμα κάθε φορά, μοιράζοντας το χρόνο μας στις σημαντικές και στις απαραίτητες εργασίες ,κάνοντας ένα πεντάλεπτο ή δεκάλεπτο διάλειμμα κάθε δύο ώρες.
• Προτεραιότητες: Ο Dwight D. Eisenhower, Διοικητής των Συμμαχικών Δυνάμεων κατά το Δεύτερο Παγκόσμιο Πόλεμο και μετέπειτα πρόεδρος των Η.Π.Α., ανακάλυψε ότι μπορούσε να ελαφρύνει το φόρτο εργασίας του και να συντονίζει αποτελεσματικότερα τις ενέργειές του, στον λιγότερο δυνατό χρόνο, χρησιμοποιώντας το παρακάτω πλέγμα.

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την "Αρχή Eisenhower" για να προσδιορίσουμε τη σπουδαιότητα κάθε εργασίας.
Κρισιμότητα: Πόσο κρίσιμη (καθοριστική) είναι η εργασία για την επίτευξη των στόχων μας;
Πιεστικότητα: Πόσο επείγουσα είναι η εργασία; (Δηλαδή, πόσος χρόνος απαιτείται για την εκτέλεσή της σε συνάρτηση με το χρόνο που διαθέτουμε;)
A Εργασία κρίσιμη αλλά και επείγουσα. Δεν επιδέχεται αναβολής και συνήθως πρόκειται για κάτι που πρέπει να κάνουμε οι ίδιοι.

B Εργασία κρίσιμη αλλά όχι επείγουσα. Απαιτείται να διαθέσουμε περισσότερο χρόνο, ζητώντας πιθανόν και τη συμμετοχή άλλων.
C Εργασία όχι κρίσιμη αλλά επείγουσα. Συνεισφέρει ελάχιστα στην επίτευξη των στόχων μας αλλά πρέπει να γίνει αμέσως.
D Δεν υπάρχει. Αν κάτι δεν συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων μας και ούτε μας πιέζει κάποιος να το κάνουμε, γιατί να μη το "αρχειοθετήσουμε" στον κάλαθο αχρήστων;

• Aναβλητικότητα: Καλά βέβαια όλα όσα προείπαμε για τον προγραμματισμό του χρόνου μας. Υπάρχει όμως ένα πρόβλημα που συμβάλλει με αρνητικά αποτελέσματα στην προσπάθεια υλοποίησης του προγραμματισμού μας. Αυτό είναι η αναβλητικότητα. Ως αντίδοτο μπορούμε να προβούμε σε τμηματοποίηση της εργασίας και προσεγγίζοντας πρώτα το χειρότερο
Όσον αφορά την τμηματοποίηση, είναι γνωστό ότι ένα ολόκληρο καρπούζι δεν είναι εύκολο στον χειρισμό του, ούτε βέβαια μπορεί να αξιοποιηθεί για να μας δροσίσει. Όμως, αν το κόψουμε σε λεπτές φέτες θα το μεταμορφώσουμε σε κάτι εντελώς διαφορετικό. Τώρα είναι εύχρηστο και κάτι που μπορούμε να γευτούμε.

Το ίδιο ακριβώς συμβαίνει με ένα μεγάλο ευχάριστο ή δυσάρεστο έργο. Όταν το βλέπουμε σαν σύνολο και ολόκληρο, ίσως να μας τρομάζει, αλλά όταν το τεμαχίσουμε σε μικρά «βήματα», αλλάζει η φύση του εξ’ ολοκλήρου. Το μυστικό βέβαια είναι, αυτός ο τεμαχισμός να αποτυπωθεί σχηματικά. Επίσης, η προσέγγιση πρώτα το χειρότερο έχει να κάνει με εργασίες που μας ανατείθονται και δεν μας είναι ευχάριστες ή δεν μας ενδιαφέρουν. Αναβάλλοντας γενικά ένα δυσάρεστο έργο που έτσι και αλλιώς θα γίνει από εμάς δεν πρόκειται να γίνει πιο ευχάριστο αλλά γίνεται σκληρότερο καθώς ο χρόνος περνά.

Κάπως έτσι ,με χιούμορ λέγεται ότι: ‘’Εάν είστε αναγκασμένοι να καταπιείτε έναν βάτραχο, μην τον κοιτάζετε επι μακρόν. Και εάν πρόκειται να καταπιείτε δύο βατράχους , μην καταπίνετε τον μικρότερο πρώτο, αλλά ξεκινήστε από τον μεγαλύτερο.’’
Φυσικά, για την αξιοποίηση του χρόνου μας υπάρχουν πληθώρα άλλων εργαλείων, θεωρητικών και πρακτικών, που μας περιμένουν να τα χρησιμοποιήσουμε με σκοπό ποιον άλλο, να κερδίσουμε χρόνο.

Κλείνοντας αξίζει να αναφέρω την ιστορία ενός κινέζου αυτοκράτορα, ο οποίος διέταξε τον δασάρχη του να φτιάξει μια λεωφόρο πλαισιωμένη εκατέρωθεν από συστοιχίες κέδρων. Ο δασάρχης εξανέστη:
‘’ Μεγαλειότατε, θα χρειαστούν τριακόσια χρόνια για να γίνει αυτό!’’ του είπε.
‘’ Επομένως’’ αντέτεινε ο αυτοκράτορας, ‘’ δεν πρέπει να χάσεις ούτε λεπτό!’’
Ας κάνουμε λοιπόν το ίδιο, να μην χάνουμε ούτε λεπτό!

(*) (Χίλων) : Να χρησιμοποιείς τον χρόνο σου με φειδώ, με οικονομία, να τον εκμεταλλεύεσαι σωστά